A3 Problem Solving Report
Hanya untuk waktu tertentu, ebook 'Para Tikus, Pasta Gigi, dan Problem Solving' dibagikan secara gratis. FREE. Buku ini memberikan penjelasan problem solving yang ringan tetapi tepat sasaran. Lengkapnya.
Anda tentu mengenal perusahaan Toyota bukan? Raksasa perusahaan pembuat mobil ini dianggap sebagai salah satu perusahaan dengan manajemen terbaik dan paling efisien. Perusahaan Toyota cukup terkenal dengan kemampuannya untuk meningkatkan performa sistem operasional mereka yang luar biasa. Pusat dari kemampuan mereka terletak pada pelatihan para engineer, supervisor, dan manager dalam sebuah pendekatan problem solving terstruktur menggunakan suatu tools yang disebut dengan A3 Problem Solving Report.
Istilah A3 sendiri diambl dari ukuran kertas yang biasa digunakan untuk menuliskan report atau laporan. Jika dikonversikan ke dalam ukuran inch, maka kertas A3 memiliki ukuran 11” x 17”. Perusahaan Toyota menggunakan beberapa gaya berbeda dalam membuat A3 report yaitu A3 report untuk problem solving, A3 report untuk melaporkan suatu status dari proyek, dan untuk mengusulkan suatu perubahan kebijakan. Masing-masing “gaya” dari A3 report ini juga memiliki cara berbeda dalam menentukan isi dan alur penulisannya. Kita akan memfokuskan pada A3 report yang membahas tentang problem solving karena tipe bisa dibilang merupakan tipe yang sangat mendasar untuk membuat A3 report sebagai langkah awal.
Mengapa perlu menggunakannya?
Kebanyakan masalah yang muncul pada suatu organisasi adalah permasalahan yang tidak terlalu besar atau yang disebut dengan istilah “first-order problem-solving”. Pada permasalahan ini, kebanyakan organisasi mengupayakan upaya penyelesaian masalah untuk mencapai tujuan yang harus diselesaikan dalam waktu dekat tetapi tidak membahas sampai akar masalah. Penyelesaian masalah yang seperti ini sering membuat masalah tersebut berulang sehingga problem solving juga dilakukan secara berulang dan tidak efisien. Untuk membuatnya lebih efisien, kita perlu menentukan akar dari masalah tersebut sehingga masalah tidak akan berulang di masa yang akan datang.
Perusahaan Toyota seolah-olah menganggap masalah seperti investigasi kriminal. Pertama-tama investigator harus masuk ke dalam tempat kejadian perkara, melihat secara langsung bagaimana masalah tersebut muncul (gemba), lalu mereka perlu melakukan observasi menyeluruh dan mengumpulkan semua barang bukti (data) sebelum barang bukti tersebut terkontaminasi. Selanjutnya mereka harus memikirkan sebuah solusi berdasarkan bukti-bukti atau data yang ada. Langkah terakhir adalah mendokumentasikan seluruh penemuan, masalah, dan solusinya. A3 report menyediakan informasi yang cukup agar masalah tersebut dapat diinvestigasi secara menyeluruh dan ilmu pengetahuan yang didapat dari proses investigasi yang valid dapat didapat divalidasi, diinformasikan, dan disajikan.
Penulisan A3 report
A3 report memberikan rangkuman cerita dari suatu sistem, masalah, maupun proses. Secara umum A3 report terbagi atas tiga bagian :
- Define
Bagaimana suatu masalah diidentifikasi dan mengapa hal tersebut menjadi masalah
- Measure
Awal mula dan kondisi terkini dari suatu masalah
- Analyze
Bagaimana masalah tersebut diinvestigasi dan solusi apa yang ditawarkan
- Improve
Sebuah rencana dari aksi yang akan dilakukan untuk problem solving dan mencegah terjadinya pengulangan masalah
- Control
Bagaimana dan kapan aksi follow-up akan dilakukan
Penulis A3 report harus menuliskan semua informasi sampai ke bagian yang paling vital dan dituangkan ke dalam kertas berukuran A3. Untuk membuat suatu A3 report yang efektif dibutuhkan data dan informasi yang terpercaya. Masing-masing bagian akan memiliki ukuran-ukuran yang berbeda sesuai dengan kebutuhan dan kondisi di lapangan. Begitu juga dengan format dari A3 report ini akan berbeda-beda sesuai masalah yang ada. Hal terpenting adalah untuk menceritakan suatu masalah secara jelas dan akurat agar masalah tersebut dapat dibagi informasinya ke seluruh organisasi sehingga akan didapatkan pengetahuan yang berguna untuk masa depan.
Republished by Blog Post Promoter