Kalau kita mengunjungi sebuah rumah sakit atau datang ke dokter, mungkin dari kita pernah mengalami kekesalan seperti mengisi formulir pendaftaran dulu, padahal merasa sakitnya sudah tidak nahan. Terus setelah mengisi formulir kita diharuskan menunggu mendapat nomor antrian. Dan yang paling membuat pasien kecewa adalah waktu menunggu diperiksa dokter yang cukup lama. Bahkan pasien bisa antri menunggu sampai dua jam untuk dilayani dan diperiksa oleh dokter. Padahal waktu yang dibutuhkan hanya sekitar 10-15 menit saja. Setelah aktivitas ini, belum cukup berhenti disini saja kekesalan pasien untuk menunggu, karena mereka diharuskan mengantri untuk mendapatkan resep obat dari apotik. Antri menunggu sampai 30 menit lagi. Sungguh keadaan yang sangat mengecewakan untuk seorang pasien sebagai pelanggan rumah sakit.

Waktu, adalah segalanya di bisnis pelayanan seperti rumah sakit ini. Apakah tidak ada yang bisa dilakukan disini untuk melakukan perbaikan? Kalau kita meninjau dari sudut pandang Lean, lama waktu proses menunggu termasuk dalam hal yang mempengaruhi tingkat kepuasan pelanggan. Ada batas waktu tertentu, dimana pasien akan merasa bahwa waktu tunggu terlalu lama dan mengakibatkan tingkat kepuasan terhadap pelayanan rumah sakit menurun.

Ada beberapa hal yang mengakibatkan waktu tunggu menjadi lama, yaitu: waktu periksa dokter yang lama, waktu aktivitas administrasi yang lama, waktu menunggu karena dokter datang terlambat, waktu berjalan dokter menuju ke ruang periksa, waktu mencari peralatan periksa, waktu yang dibutuhkan untuk mencari dokumen, dan lain sebagainya. Beberapa penyebab yang mengakibatkan waktu tunggu yang lama ini perlu di analisa untuk dipetakan masalahnya secara jelas.

Setelah di petakan setiap detail elemen aktivitasnya, maka kita bisa membuat counter measure untuk perbaikannya. Tools Lean yang berhubungan dengan ini misalnya: standard work, menghilangkan waste, pemilahan aktivitas internal – eksternal (smed), 5S, visual management, menganalisa pergerakan barang dan orang untuk membuat layout yang streamline, multiskill, dsb.

Pertama kita bisa menggunakan value stream mapping untuk melihat gambaran besar proses keseluruhan. Mulai dari pasien datang mengisi form (10 menit), pasien menunggu untuk mendapat nomor pendaftaran (20 menit), pasien berjalan menuju ruang periksa, menyerahkan nomor pendaftaran, menunggu giliran periksa (60 menit), di periksa dokter (10 menit), mendapat resep, menuju ke apotik pengambilan resep, dan antri menunggu resep obat (30 menit).

Untuk standard work kita bisa mengobservasi dan menganalisa apa saja aktivitas yang dilakukan untuk memeriksa pasien dan juga aktivitas saat menyiapkan resep obat. Multiskill bisa diaplikasikan untuk para perawat sehingga mereka bisa lebih fleksibel untuk penempatan jika ada ruang tertentu yang pasiennya lebih banyak. 5S dan visual management sangat dibutuhkan untuk menghilangkan waktu untuk mencari dokumen, peralatan, atau obat.

Republished by Blog Post Promoter

Memahami konsep Lean adalah permulaan dari implementasi Lean. Tetapi pengetahuan tanpa implementasi menjadi tidak ada gunanya. Sangat tidak praktis jika kita ingin mengimplementasikan Lean pada semuanya secara bersamaan. Resources dan perhatian yang dibutuhkan akan sangat besar dan fokusnya akan menyebar dan terlampau dangkal. Lebih baik, kita fokus pada satu atau dua area saja untuk memulai. Area mana? Untuk mengidentifikasi prioritas untuk implementasi Lean, kita perlu melihat tujuan strategis dari organisasi atau masalah utama yang perlu diselesaikan.

Organisasi terkadang perlu memprioritaskan masalah utama dibandingkan mengimplementasikan semua tools yang ada. Pertanyaan yang membantu pemimpin untuk memprioritaskan adalah: Apa masalah atau resiko keselamatan pasien yang paling utama untuk diselesaikan? Apa keluhan paling utama dari pasien? Apa masalah utama yang diungkapkan dokter dan karyawan? Department apa yang bekerja keras menghadapi masalah kekurangan orang? Area mana yang mengusulkan pengembangan atau renovasi area kerjanya?

Beberapa alasan rumah sakit memulai program Lean Survey ini dilakukan (oleh Mark Graban, praktisi Lean Healthcare di Amerika) kepada 50 rumah sakit yang menyatakan alasan mereka memulai program Lean. Arahan harus ditentukan oleh pemimpin senior berdasarkan kebutuhan rumah sakit.

Jika tingkat kepuasan perawat sangat rendah dan turnover tinggi, tidak ada waktu untuk berdebat dimana harus memulai. Hal ini akan membawa ke project yang bertujuan untuk mengurangi waste dan hambatan yang membuat perawat frustasi, sehingga membuat perawatan pasien menjadi lebih baik dan mengurangi turnover. Metoda lain yang dipakai untuk memprioritaskan adalah melakukan high level Lean overview training untuk pemimpin department dan administrator.

Setelah ada pemahaman yang sama mengenai Lean, kita menanyakan area mana yang paling membutuhkan effort Lean dan bersedia menjadi sukarela melaksanakan Lean? Pada implementasi pertama, lebih baik kita tidak memaksa pemimpin yang tidak bersedia atau tidak mengakui ada masalah di area kerjanya, atau tidak percaya akan Lean.

Republished by Blog Post Promoter